Folgende Situation – Problem

Eine Assistentin hat in der Firma vom Admin über das EAC „Vollzugriff“ und auch „Senden als“ Zugriff auf das Postfach ihres Chefs bekommen. Soweit so gut und nichts besonderes…
In Outlook steht ihr das Postfach ihres Chefs vollumfänglich zur Verfügung.
Die Assistentin erstellt nun über Outlook im Kalender eine Besprechungsanfrage. Als Empfänger ist Ihr Chef und eine weitere Person eingetragen und der Termin wurde als „privat“ markiert.

  • Die andere Person bestätigt den Termin sofort
  • Im Posteingang vom Chef wird ein Neues E-Mail angezeigt, wird aber nicht in Outlook angezeigt. Der Termin wird „unter Vorbehalt“ im Kalender vom Chef angezeigt.
Erklärung

Dabei handelt es sich um keinen Fehler in Outlook!
Sondern damit soll sichergestellt werden das E-Mails welche eine Person mit „privat“ markiert auch wirklich privat bleiben. Auch wenn andere Personen Zugriff oder wie in der Situation oben beschrieben sogar Vollzugriff auf das E-Mail Konto haben.

Lösung

Damit auch wirklich alle E-Mails angezeigt werden (auch die als „privat“ markierten) müssen in Outlook die „Zugriffsrechte für Stellvertreter“ angepasst werden.

Outlook 2016 - Kontoeinstellungen
Outlook 2016 – Kontoeinstellungen

Wichtig ist hier der Haken „Stellvertretung kann private Elemente sehen“. Mit dieser Einstellung sind auch die privaten Elemente (E-Mails / Kalender / Kontakte ect.) für den Stellvertreter sichtbar.

Outlook 2016 - Zugriffsrechte für Stellvertretungen
Outlook 2016 – Zugriffsrechte für Stellvertretungen

 

Outlook – Als privat markierte Termine erscheinen nicht im freigegebenen Posteingang
Markiert in:                 

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